POLITICA PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION

  1. Principios generales y postulados.

    FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, sociedad comercial constituida bajo las normas de la república de Colombia, identificada con el Nit.- 800010972-9, con domicilio principal la ciudad de Bogotá., Colombia, en la Carrera 13 # 74 – 88, y pagina web www.fotojapon.com. Consciente de la importancia de garantizar el derecho constitucional de habeas data y con el propósito de asegurar el cumplimiento de las normas que lo desarrollan y como responsable del tratamiento de datos personales, para el cumplimiento del ejercicio de la actividad, el desarrollo de su objeto social y para dar cumplimiento al artículo 17 de la ley 1581 de 2012, establece las siguientes políticas.

  2. MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA:

    FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÒN, cumple con el marco jurídico colombiano para el tratamiento de los datos personales, en especial:

  3. PRINCIPIOS RECTORES:

      Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos:El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

      Principio de Finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

      Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

      Principio de Veracidad o Calida: Es un dato personal que por su naturaleza intima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere autorización expresa

      Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos.

      Principio de Acceso y Circulación Restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, y de las disposiciones Constitucionales y legales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada Ley.

      Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

      Principio de Confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. Los que le conciernan.

  4. ESTRATEGIAS:

    Adecuado Tratamiento: Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, se trabajará en tres perspectivas básicas:

      5. -Juridica

      -Tecnoligia

      -Organizacional

      Divulgación y Capacitación: La Administración definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política tanto para directivos, funcionarios, contratistas, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la misma, como para los titulares de los datos. Organización interna: La Administración definirá la organización interna necesaria para el cumplimiento de esta Política. Armonización: La presente política deberá implementarse de manera armónica con las Políticas de Seguridad de la Información y de Gestión de Riesgos.

  5. OBJETIVOS: Establecer los criterios que se deben tener en cuenta al momento de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos de las personas naturales, con el fin de protegerlos mediante mecanismos y herramientas que garantice la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

  6. ALCANCE: Esta política aplica para la información de personas naturales registrada en las diferentes bases de datos de FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control y debe ser cumplida por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la Entidad.En cumplimiento y ejercicio del desarrollo comercial de FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, asì como cumplimeinto de las politicas organizacionales, presenta:

      7. 1) FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN: es el responsable del tratamiento de la información que se llevó a cabo a partir de las bases de datos alimentadas con información vinculada a las siguientes empresas liquidadas y/o en liquidación, entendiendo el responsable como matriz comercial de las mismas: Estudios de Venecia LTDA- Nit.800.022.004-6, Estudios San Victorino LTDA – Nit: 800.022.002-1, Foto Centro Ltda. – Nit: 800.010.972-9, Foto del Rosario Ltda. – Nit: 800.015.996-8, Foto del Poblado LTDA – Nit: 800.016.104-1, Foto Lourdes Ltda. – Nit: 800.017.555-2, Foto Moto Ltda. – Nit: 800.022.001-4, Foto Noventa Ltda. – Nit.

      2) FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN: obtendrá y utilizará los datos personales de sus clientes, proveedores, empleados y usuarios en general, información que ha sido recolectada en el desarrollo del objeto social de los establecimientos de comercio y portal web con ocasión del ofrecimiento y venta de nuestros productos y servicios fotográficos dentro del marco de las diferentes relaciones adelantadas, a través de procesos de mercadeo, en medios electrónicos, físicos o redes sociales, procesos de selección de personal y vinculación laboral. Así como también para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos. El período de vigencia de tales bases de datos, será el de la vigencia de la sociedad y/o establecimiento de comercio, así la propia de la naturaleza misma de la base de datos, entendiendo su necesidad de prolongar o no igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras.No se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

      3) Los datos personales respecto de los cuales FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN ostenta el carácter de responsable, son incluidos sus bases de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

    • - Efectuar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de comercialización, ofertas y promociones de productos y servicios fotográficos, de comunicación comercial y actividades de marketing, promoción fotográfica y/o publicidad propia o de terceros y de aquellas marcas, productos y servicios que comercializa FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN.
    • - Venta, servicio al cliente, responder a garantías y devoluciones de productos, evaluar la calidad de nuestros productos o servicios fotográficos y el servicio prestado por nuestros empleados y domiciliarios, verificaciones y consultas de cotizaciones, facturas, pedidos de ventas que son soporte de una transacción, verificación del pago de un producto o servicios fotográfico adquirido, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros relacionados con el desarrollo de nuestro objeto social.
    • - Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, aliados y demás terceros públicos y/o privados, relacionados directa o indirectamente con el objeto social del FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN.
    • - Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios.
    • - Téngase en cuenta que FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN, no divulgará el contenido del producto o servicio fotográficos, imágenes o fotos enviadas por el cliente, estas se emplearán únicamente para la realización del trabajo adquirido por el cliente, una vez caducado el plazo establecido por FOTO DE ORIENTE EN REORGANIZACIÓN para tenencia de las mismas, se eliminarán de nuestros servidores, en caso de ser físicas, serán destruidas una a una, una vez se cumpla el termino de retiro.
    • - Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
    • - Gestionar trámites propios de la actividad, como quejas, reclamos, peticiones, felicitaciones, y otras.
    • - Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, las cuales podrán ser físicas o digitales.
    • - Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
    • - Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
    • - Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, incluso para el desarrollo de nuestra operación.
    • -- Suministrar la información a terceros con los cuales FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
    • - Realizar la preinscripción o inscripción al listado de proveedores.
    • - Ejecución, desarrollo y finalización de procesos de naturaleza judicial, contencioso administrativo, requerimientos a entes distritales, y nacionales.
    • - Validación de seguridad social con fines exclusivos para el desarrollo de contratos civiles, comerciales, incluso laborales.

  7. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:

    • - FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado, La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales (es decir al momento de la compra de nuestros producto o servicios o en el establecimiento de la relación comercial o laboral según corresponda al titular del dato).
    • - La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

  8. En los eventos en que FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con el grupo, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización.

  9. En FOTO DEL ORIENTE EN REORGANIZACIÓN la información y datos personales de los niños, niñas y adolescentes es tratada de forma estrictamente confidencial con respeto de sus derechos fundamentales y en estricta observancia de sus intereses superiores.

    Los datos personales de niños y niñas son utilizados por FOTO DEL ORIENTE EN REORGANIZACIÓN garantizando que en todo caso se utilizan para su óptimo desarrollo respetando el interés superior del niño conforme al objeto social de la empresa, el ofrecimiento de una amplia gama de productos y servicios fotográficos. No se recogen datos de menores de edad si no se cuenta con el consentimiento o aval de sus padres o acudientes o tercero autorizado conforme a la ley para ello.

    De ser el caso FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, se compromete a restringir el tratamiento de datos personales sensibles y aquellos de los menores de edad a lo estrictamente indispensable e insistimos en la solicitud de consentimiento previo y expreso a los titulares o apoderados informando sobre la finalidad de su tratamiento y exponiendo el carácter facultativo que les asiste, como puede ser el negarse a autorizar el uso de sus datos. En todo caso, también se exigirá y requerirá por parte de FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, y sus responsables en el manejo de los datos, autorización del tutor legal o quien hagas sus veces de representante, cuando se trate de datos personales de niños, niñas, incluso adolescentes.

  10. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.

    FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo del grupo y/o del titular del dato.

  11. FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad

  12. Es responsabilidad de todos los empleados de FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.

    El deber de reserva de los empleados frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.

  13. FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual. Igualmente, los procedimientos previstos por FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIÓN preverán la divulgación de la presente política, su manual interno de políticas y procedimientos para la protección de datos y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.

  14. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. FOTO DEL ORIENTE EN REORGANIZACIÓN velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.

  15. Adicionalmente, en los procedimientos internos, FOTO DEL ORIENTE EN REORGANIZACIÓN adoptará medidas de seguridad con el fin de:

    • - Evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia.
    • - Prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información.
    • - Incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.

  16. Es responsabilidad del máximo órgano del grupo la implementación de estas políticas.

    17. DERECHOS DE LOS TITULARES:

    FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACIONreconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:

    • 1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
    • 2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
    • 3. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
    • 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
    • 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
    • 6. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

    MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS:

    Es posible solicitar la atención a sus derechos de manera física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, si es el caso, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, cuando aplique.

    CONSULTAS:

    Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos deFOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION, excepto las bases de datos de los registros públicos, cuya consulta atenderá a lo dispuesto por el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulen sobre esta materia.

    TÉRMINOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS:

    Las consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    RECLAMOS:

    Las reclamaciones recibidas serán tratadas bajo las siguientes reglas:

    • - Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
    • - En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
    • - El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar

    IMPORTANTE:

    Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, así como el procedimiento anteriormente descrito, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

    CANALES DE ATENCION:

    Para FOTO DEL ORIENTE LTDA EN REORGANIZACION ha puesto a disposición de los titulares, diferentes canales para que ejerzan sus derechos, o resuelvan dudas e inquietudes relacionadas con el tratamiento de los datos:

    • - Correo Electronico: serviciocliente@fotojapon.com
    • - Sistema de Sugerencias, Quejas, Peticiones y Felicitaciones(SQPYF): www.fotojapon.com

    Aprobado por los miembros de Junta Directiva el día 15 de Agosto de 2017, en su primera versión. La aprobación de esta actualización fue recomendada en sesión, en donde se aprobó el 01 Marzo del 2023.

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